En stor andel importörer från Sverige och andra länder som importerar från Kina står helt utan avtal med sina leverantörer – trots att man är medveten om risken för förseningar och kvalitetsproblem. Ett argument från importörens sida att inte skriva ett avtal är ofta att leverantören ändå inte följer bifogade instruktioner – det är dock just i dessa fall man måste ha ett avtal.
Varför man bör skriva avtal med en kinesisk leverantör
Att skriva ett avtal med en leverantör i Kina behöver inte vara en förberedelse på en rättsprocess på andra sidan jorden – att driva ett sådant fall är ganska sällan ett genomförbart alternativ för mindre företag. Snarare fyller avtalet följande två funktioner:
1. Tydlig kommunikation rörande produktspecifikationer, kvalitetskrav, certifieringskrav & leveransvillkor (bland annat) – detta leder till att man kraftigt minimerar risken för missförstånd och fusk under produktion
2. En (med moroten i form av order) kompletterande piska som tydligt beskriver att ni inte kommer att acceptera (betala balans för) en order som inte lever upp till era kvalitetskrav & blir försenad. Detta kommunicerar klart och tydligt med leverantören att för varje detalj de försöker fuska med så tar de en stor risk i att stå med varor som i slutändan inte betalas av kunden
3. Högre prioritet – även vid mindre beställningar – då man klargör att man inte accepterar förseningar utan kompensation. Istället kommer leverantören att flytta fram er order i tillverkingsschemat och låta andra kunder som står utan avtal att få kraftiga förseningar på sina ordrar
4. En stark indikation på att man är ett seriöst företag som önskar etablera en långsiktig relation med tillverkaren – faktum är att många kinesiska tillverkare idag förväntar sig att en seriös kund kommer förhandla länge och väl på ett avtal
Varför epost konversationer inte är adekvat när man arbetar med kinesiska tillverkare & handelshus
5. Under en upphandling så förs kommunikation oftast med säljare – som vanligtvis saknar tekniskt kunnande rörande produkten och dess tillverkning. Resultatet är mycket ofta att produktspecifikationer och kvalitetskrav som tidigare ”bekräftats” i form av ett epost i slutändan inte kommer levereras. I bästa fall står importören med en produkt som kan dumpas till inköpspris – i värsta fall säljer importören produkter som är farliga för slutkonsument vilket kan leda till enorma skadestånd.
Ett avtal kan endast skrivas på och stämplas av företagets legala representant – vars namn man givetvis skall bekräfta innan avtalet sluts. Den legala representanten är med största sannolikhet med angelägen om att inte sluta en order som denne vet kommer leda till en stor förlust för det egna företag – vilket är fallet om det uppenbaras att en säljare bekräftat priser, kvalitetsnivå eller produktspecifikationer som inte stämmer överens i verkligheten. En positiv biprodukt av detta är att många detaljer rörande produkten i sig, leveranstider och garantivillkor – som tidigare bekräftats över epost – måste omförhandlas när man lägger upp ett avtal på leverantörens bord. Anledningen till att detta är positivt är att man då får en chans att göra en riktig bedömning på affären – istället för att förlita sig på uppgifter som är falska.
Står det inte på ett avtal vilken design, dimension, färg eller kvalitetsnivå produkten skall ha kan inte leverantören hållas jurdisikt ansvarig för en misslyckad produkt som inte motsvarar kundens förväntningar – det är kundens ansvar att i detalj specificera vad som skall tillverkas & att i ett rättsfall eller en förhandling med leverantören då hänvisa till epost eller skype konversationer är ett slöseri med tid.
