Ordervillkor vid beställning av prototyper & provexemplar från Kina

Tillverknig av prototyper och provexemplar är en oerhört tidskrävande process. Det kan ta flera månader, i vissa fall upp till ett år, och flera revisioner innan en tillverkare lyckas tillverka en produkt. Många företag misslyckas just i denna fas. I denna artikel förklarar vi hur man kan förebygga sådana situationer genom att skriva ihop ett dokument med villkor för provexemplar. Denna guide inkluderar allt ifrån produktspecifikationer och märkningskrav, till villkor för antal revisioner och ägarskap av gjutformar.

Produktinformation

a. Produktspecifikationer och bilagor

En produkt måste existera på papper innan den kan monteras ihop i en fabrik. Kinesiska tillverkare agerar som OEM producenter, vilket innebär att de förväntar sig att alla specifikationer bifogas av kunden. Således måste följande bifogas:

• CAD filer
• Ritningar (ANSI eller ISO standard)
• Bill of Materials (lista på komponenter och material)
• Färgkoder (ex. Pantone eller RAL)
• Referensprover
• Materialprover
• Färgprover

När en leverantör misslyckas med tillverkning av prover beror det väldigt ofta på att kunden bifogad otydliga eller inkonsekventa produktspecifikationer. Det är trots allt inte leverantörens jobb att designa er produkt.

b. Applicerbara regleringar & standarder

Importörer i Sverige, och övriga EU, måste se till att deras produkter efterlever samtliga applicerbara EU direktiv. Detta inkluderar bland annat REACH, RoHS och EMC direktivet. Leverantören måste informeras i förväg om vilka specifika regleringar er produkt måste tillverkas i enlighet med. Detta påverkar i sin tur vilka material och komponenter leverantören köper in från underleverantörer.

c. Förpackning & märkningskrav

Att ta fram prototyper på en ny förpackning är ett omfattande projekt i sig. Vid tillverkning av OEM (custom design) förpackning måste ni bifoga följande:

• Förpackningsdesign (.ai format)
• Artwork (.ai format)
• Materialspecifikationer (i.e., 90 gsm cardboard, glossy surface)

Ämnar ni att beställa en förpackning efter en existerande design, men med er egen artwork, kan ni oftast begära en template (mall) för detta från tillverkaren. Vid design av arwork måste ni också se till att produkten efterlever alla applicerbara märkningskrav, vilka i sin tur beror på marknad och produkt. Detta kan krävas:

• CE märkning
• Varningstexxt
• Ursprungsland
• Batch ID / Serienummer
• EAN kod

Ordervillkor

a. Tillverkningstid & antal revisioner

Den största risken, under tillverkning av prover, är förlust av tid. Det är inte ovanligt att en tillverkare behöver ett flertal revisioner innan de har ett godtagbart provexemplar. Detta kan ta flera månader, i vissa fall upp till ett år. Det är således viktigt att sätta press på leverantören att, i den mån som är möjlig, minimera tiden per revision. Inkludera således följande villkor:

1. Leverantören måste producera en obegränsad mängd revisioner till dess att samtliga produktspecifikationer och definerade kvalitetskrav är uppfyllda.

2. Leverantören kan inte kräva ytterligare betalningar eller avgifter, såvida inte kunden ändrar specifikationen under processens gång.

3. Tillverkningstider för respektive revision

4. Kunden kan begära återbetalning från leverantören om de misslyckas att tillverkare en godtagbar prototyp efter revision X.

I praktiken kan man dock inte utgå ifrån att leverantören faktiskt gör en återbetalning, men det fungerar som en bra signal.

b. Ägande av gjutformar och andra verktyg

Vid tillverknig av OEM produkter, exempelvis en ny klocka, krävs ofta gjutformar och andra verktyg. Dessa bekostas av köparen, och det är således rätt att köparen äger dessa. Problemet är att verktyg i praktiken förvaras av tillverkaren. För att undvika oklarheter så måste följande villkor inkluderas:

1. Alla verktyg ägs av kunden
2. Kunden kan begära att verktyg överförs till denne (via flygfrakt) eller upphämtas av en representant i Kina (exempelvis ScandinAsian).
3. Leverantören får inte använda verktygen för andra beställare, eller eget bruk.

c. Betalningsvillkor

I de fallen då kostnaden för en prototyp endast ligger på ett par hundra dollar är det nästan alltid 100% förskottsbetalning som gäller. Det kan dock ändras då det rör sig om investeringar på tusentals, eller tiotusentals, dollar. Detta är ofta fallet vid tillverkning av produkter som kräver dyra gjutformar, eller av andra anledningar leder till stora kostnader (ex. Elektronikprodukter). I dessa fall föreslår vi 30% i förskott, och 70% efter tillverkning av ett godtagbart varuprov.

d. NDA (Non Disclosure Agreement)

Att skydda sig mot att kinesiska tillverkare kopierar den egna produkten är centralt för många företag. Att skriva ett såkallat NDA (Non Disclosure Agreement) kan, i viss mån, förebygga att kopior kommer ut på marknaden. Det är dock ingen försäkringspolicy, eller substitut för en patentansökan. Om en tillverkare verkligen vill kringå ett NDA, så kan det göras relativt enkelt genom att starta ett nytt bolag. Det enda sättet att verkligen gardera sig är genom att patentera, och varumärkesskydda, produkten i EU, USA och Kina.

Notering: Det är viktigt att leverantören faktiskt skriver på och stämplar en papperskopia av provordervillkoren. Villkor som listas i en digital fil är i praktiken verkningslösa då de sällan granskas av bolagets ledning. Detta är dock inte fallet då dokument stämplas, vilket gör att bolagets VD och andra högt uppsatta personer görs medvetna om villkor och specifikationer.