Beställning av provexemplar vid import från Kina

Vad är ett provexemplar och varför behövs ett sådant? Ett provexemplar är ett exemplar som tagits från en tidigare tillverkning och används för att demonstrera en leverantörs kvalitetsstandard och produkter. Då kinesiska tillverkare väldigt sällan har varulager är ett provexemplar den enda indikationen på en leverantörs kvalitetsnivå.

Det krävs dock lite mer än att bara lägga en beställning på ett prov för att det skall blir rätt. Vi börjar med att förklara de tre vanligaste typerna av provexemplar.

Fabriksprover

Ett fabriksprov är ett standardexemplar från en tidigare tillverkad batch. Det har tillverkats i enlighet med en annan kunds produktspecifikationer, som antagligen inte matchar era. Det kan vara ganska problematiskt för oerfarna importörer då många utgår ifrån att en leverantör per automatik kommer att hålla ”samma standard” som provet.

Problemet här ligger i att leverantören i många fall inte känner till vilka material, komponenter och certifieringstandarder som produkten tillverkats med. Resultat? Ni kan få en produkt som inte alls matchar provexemplaret.

Ett fabriksprov är en bra indikation på vad leverantören kan åstakomma. Dock är det absolut ingen ersättning för en fullständig produktspecifikation och ett avtal.

Fabriksprover tenderar att vara billiga, med vissa undantag (exemplvis maskiner). Många leverantörer tillhandahåller även prover kostnadsfritt, dock med krav på att kunden står för fraktkostnaden.

Vi föreslår också att man köper in provexemplar från flera olika leverantörer då de flesta leverantörer tenderar att hålla en undermålig standard (sett från ett svenskt perspektiv). Det sparar alltså både tid och pengar att ha flera i ”reserv” att välja ibland.

Egendesignade prover (OEM och ODM)

Om ni planerar att ta fram en produkt efter er egen design, eller kanske bara få er logotyp tryckt på en fabriksdesign, vill man sjäövklart se ett fysiskt provexemplar innan man lägger en beställning. Det är det enda sättet verkligen vara säker på att en leverantöre klarar av att tillverka en produkt efter era produktspecifikationer. Detta är långt ifrån en självklarhet när det gäller Kina.

Även här lönar det sig att lägga ut tillverkningen av proverna på flera leverantörer. Vi har haft fall där vi så många som 70% av leverantörerna, som fått i uppgift att ta fram prover efter kundens design, misslyckats med detta.

Det har helt enkelt varit fel i varierande grad. Har man då bara beställt från en leverantör kan man hamna i en situation där det gått flera månader innan det framgår att leverantören faktiskt inte klarar av att tillverka er produkt. Något som bör undvikas.

Provexemplar och prototyper av egendesignade produkter är nästan aldrig gratis. Undantaget leverantörer som man jobbat med under lång tid. Vad ett provexemplar kostar beror helt och hållet på typen av produkt samt dess komplexitet. Det kan vara allt ifrån 30 dollar till flera tusen dollar, om det krävs en gjutform för att ta fram provet.

Batchprover

Detta är ett provexemplar som är hämtat direkt från er tillverkningsbatch. Med andra ord en enhet som skall motsvara kvalitetsnivån på samtliga produkter som tillverkats. Om detta provexemplar inte ser ut som väntat har ni stora problem.

Att hämta upp ett batchprov är inte alltid så enkelt. Att låta leverantören skicka ett sådant är väldigt osäkert då de med största sannolikhet väljer det exemplar som håller högst standard. Det finns ingen garanti för att just det exemplaret matchar de övriga enheterna i batchen.

Det bästa i en sådan situation är att hämta provet på egen hand, alternativt låta en utomstående inspektör besöka fabriken och hämta ett batchprov. Det är också viktigt att man inte betalar den slutliga balansen till leverantören innan man fastställt att batchen är lyckad och att inga allvarliga kvalitetsproblem uppstått.

Vad gör man om en leverantör inte vill skicka ett provexemplar?

En sådan leverantör har säkerligen något att dölja. Det är alltså en leverantör som skall undvikas till varje pris. Att lagerhålla och skicka provexemplar är vardag för alla seriösa tillverkare och handelshus i Kina.

Hantering av provexemplar

Provexemplar fungerar som en mycket viktig referens och ligger till grund för ett framtida val av leverantör. Således är det högst relevant att man är medveten om vilket provexemplar som kommer från vilket leverantör, och med vilka material och komponenter provet tillverkats. Därför skall ni alltid be er leverantör att märka denna information på provexemplaret.

Det är också viktigt att alltid ha minst ett prov hemma på kontoret.

Många importörer begår misstaget att skicka tillbaka provexemplaret till leverantören, efter att detta godkänts. Skulle det sedan vara så att leverantören fuskar med produktionen (exempelvis genom att använda billiga och undermåliga komponenter) kan ni omöjligen bevisa att så skett, om ni inte har ett referensprov som styrker er ståndpunkt.