Vanliga misstag vid Kina import: 7 saker att undvika

Kina import är i många fall ett krav för att köpa in många typer av produkter. Därtill är det också i många fall enklare att hitta tillverkare i Kina än att hitta alternativa leverantörer inom EU. Även om priserna idag är högre än tidigare så är Kina i vissa fall också mer lönsamt.

Dock är det välkänt att kina import är allt annat än riskfritt. Mycket kan gå fel under processen, och det är således kritiskt att ha en förståelse för vad som oftast leder till misslyckande vid import från Kina.

I denna artikel ger vi flera exempel på typiska misstag som importörer begår vid beställning från Kina. Dock kan många av dessa exempel appliceras på andra länder som Vietnam och Indien.

Översikt

• Misstag 1: Att inte förebygga kvalitetsproblem
• Misstag 2: Negligera EU regleringar och säkerhetskrav
• Misstag 3: Att inte tydliga specificera material och kvalitetskrav för leverantören
• Misstag 4: En orealistisk tidsplan
• Misstag 5: Utveckla för många produkter samtidigt
• Misstag 6: Betala ”fel” företag
• Misstag 7: Att inte skydda sitt varumärke och design

Vilka risker finns det vid Kina import?

Många importörer tror att risken i huvudsak ligger i att leverantören tar betalt för varor som aldrig levereras. Visst händer det, men då rör det sig oftast om renodlade bedragare där det i själva verket aldrig funnits någon fabrik från första början.

Under mina år i Kina har jag aldrig någonsin sett, eller hört talas om, en tillverkare som tar betalt och sedan inte skeppar godset. Det betyder dock inte att det är riskfritt. Det finns tiotals andra sätt som en affär kan gå fel på.

Risken ligger först och främst i kvalitetsproblem, vilket kan arta sig många sätt. I vissa fall rör det sig om missförstånd som leder till att leverantören väljer billiga och undermåliga material eller färger. I andra fall fuskar leverantören medvetet under produktion, för att kunden inte brytt sig om att vara tydlig vad gäller tekniska produktspecifikationer.

Ett annat stort problem är import av varor som inte tillverkade i enlighet med gällande EU regleringar, exemplevis REACH och RoHS. Det och mycket annat kommer vi gå igenom i denna artikel.

Misstag 1: Att inte förebygga kvalitetsproblem

Kvalitetsproblem vid tillverkning i Kina är inte någonting som sker i undantagsfall. Skall man dra det till sin spets kan man säga att så gott som alla ordrar har kvalitetsproblem i olika grad. Nyckeln ligger i att begränsa dessa till nivå där de inte skadar produktens lönsamhet eller gör produkten olaglig att sälja inom Europa.

Att undvika kvalitetsproblem kräver att man tillämpar en strikt och välplanerad strategi för urval av tillverkare, avtal, kvalitetskontroll och leverans – något som gäller oavsett om man importerar små eller stora volymer.

Det faktum att så gott som alla större återförsäljare i USA och Europa har egna kontor och personal för kvalitetssäkring och kvalitetskontroll på plats i Kina talar för de stora utmaningar man möts av vid Kina import.

Vår rekommendation

Mindre importörer kan dock relativt enkelt följa nedanstående steg för att minimera risken att aktivt förebygga kvalitetsproblem:

• Sammanställ en tydlig produktspecifikation
• Beställ provexemplar innan tillverkning
• Boka in kvalitetskontroll innan varorna fraktas

Misstag 2: Negligera EU regleringar och säkerhetskrav

Praktiskt taget alla konsumentprodukter måste möta en eller flera regleringar eller andra säkerhetskrav inom EU. Dessa regleringar och standarder täcker allt ifrån kemikalier i textil och köksartiklar, till elsäkerhet och åldersmärkningar.

Många svenska importörer är av uppfattningen att fabriker i Kina har koll på vilka som gäller i Sverige och övriga EU, vilket absolut inte är fallet. Faktum är att de flesta fabriker inte alls vet vilka krav som gäller, utan förväntar sig att importörer själva vet vilka krav som gäller i deras egna länder.

Undersök regleringar

Som svensk importör kan du börja med att läsa om produktsäkerhetskrav på följande myndigheters websidor:

• Konsumentverket
• Kemiinspektionen
• Elsäkerhetsverket
• Livsmedelsverket
• Läkemedelsverket

Exempel

• CE märkning
• REACH
• RoHS Directive
• Low Voltage Directive
• EMC Directive
• Radio Equipment Directive
• Toy Safety Directive
• Food Contact Materials Framework Regulation

Labbtest

Det är ofta nödvändigt att labbtesta produkter för verifiera att de möter EU kraven. Ni kan vända er till både labb i och utanför Sverige för de flesta produkter.

Vår rekommendation

• Undersök alltid applicerbara regleringar för er produkt
• Sammanställ märkningsfiler (ex. CE mark) och skicka till er leverantör
• Sammanställ all obligatorisk dokumentation (ex. Declaration of Conformity)
• Boka in labbtester innan varorna skeppas till Sverige

Misstag 3: Att inte tydliga specificera material och kvalitetskrav för leverantören

Innan vi kan välja rätt leverantör och er produkt kan tillverkas måste den existera på pappret – i form av detaljerade produktspecifikationer. Oavsett vad ni önskar importera från Kina eller andra asiatiska länder kan man aldrig förutsätta att leverantören på egen hand kommer att tillverka en produkt i enlighet med svenska kvalitetskrav.

Produktspecifikationer inkluderar oftast dimensioner, material, behandlingar, krav på produktcertifiering, krav på komponenter, definition av hållbarhet, användningsområde, produktförpackning, emballage och design. Varje produkt är dock unik och det finns ingen färdig mall att använda som passar alla produkter.

Utan detaljerade produktspecifikationer riskerar man att välja en tillverkare som inte har kapacitet att tillverka er produkt.

Alla leverantörer har begräsningar vad gäller material, komponenter, dimensioner och certifiering. Under många upphandlingar är det inte fler än 10 till 20% av leverantörerna som kan tillverka produkter som lever upp till svenska kvalitetskrav och krav på produktcertifiering.

Utan detaljerade produktspecifikationer gör man det väldigt enkelt för en leverantör att använda billiga, undermåliga och ibland giftiga material och komponenter, något som kan sluta i en värdelös och osäljbar produkt.

Att referera till ”bra kvalitet” är meningslöst. Det finns ingen internationell standard som definerar vad ”hög kvalitet” är och detta är inte en debatt ni vill ta med er leverantör efter att ni låst era pengar i en stor mängd produkter som i er mening är av ”dålig kvalitet”.

Precis som när man gör affärer i Europa och USA så måste man ha ett avtal innan man går vidare med någon form av tillverkning – många importörer hänvisar till att ”leverantörer i Kina följer ändå inte våra instruktioner.

Det är dock i just denna situation som man skall ha ett avtal. Finns inte era produktkrav och specifikationer på ett, av leverantören, stämplat och påskrivet avtal så skall ni inte hålla leverantören ansvarig för eventuella kvalitetsproblem.

Detta skall inkluderas i er produktspecifikation

• Designfiler (exempelvis ritningar och CAD filer)
• Bill of materials (lista på material och komponenter)
• Logo och artwork filer (.ai format)
• Dimensioner och storlekar
• Lista på EU regleringar, förbjudna kemikalier (eller halter), samt standarder

Vår rekommendation

• Sammanställ en tydlig produktspecifikation
• Håll alltid produktspecifikationen uppdateran
• Ta fram tydliga ritningar och CAD filer
• Anlita en designer från exempelvis Upwork. om ni själva inte kan designa

Misstag 4: En orealistisk tidsplan

Att importera från Kina tar tid, speciellt om man vill undvika att välja fel leverantör från början och bedrägerier. Förarbete i form av sourcing, prisundersökning, inspektion och förhandling på avtal tar oftast längre tid än själva tillverkningen och frakten.

Ett mycket vanligt misstag är att påbörja en upphandling några månader innan produktion måste vara i hamn. Desto mindre utrymme man har för granskning av leverantörer, kvalitetskontroll, reparation av defekta produkter och förhandling på avtal – desto större är risken att man gör en stor förlust

Det bästa sättet att snabba på en process är att vara aktiv och engagerad med att besvara leverantörens frågor och ge respons på prover, avtal, betalning och kvalitetskontroll.

Långa avbrott under en process leder ofta till att leverantören tappar intresset och bedömer att kunden är ett slöseri med tid som ändå aldrig kommer till skott med att lägga en beställning.

Kinesiska leverantörer använder ofta en tight tidsplan emot kunden – då den kinesiska leverantören vet att kunden är mycket angelägen om att gå till produktion omgående så ser de en lysande möjlighet att driva igenom krav som sätter kunden i en väldigt svag position.

Detta kan vara i form av att höja priser i sista stund, neka avtal och kvalitetskontroll eller att fuska med under tillverkningen.

Det bästa motmedlet är att aldrig vara med angelägen om ordern än vad leverantören är. Så snart man skickar signalen att man som kund är desperat att gå till produktion så har man radikalt ökat risken för att leverantören utnyttjar situationen genom att försämra era villkor.

Vår rekommendation

Använd följande tidsplan som en referenspunkt:

• Sourcing och prisundersökning: 2 – 4 veckor
• Provtillverkning: 4 – 16 veckor
• Tillverkning: 4 – 6 veckor
• Leverans: 2 – 6 veckor

Notera att ovanstående tidsplan inte design och produktutveckling.

Misstag 5: Utveckla för många produkter samtidigt

Många importörer vill börja med att lansera en hel kollektion av produkter från dag ett. Varje produkt kräver dock en produktspecifikation, och varje provexemplar leder till ökade kostnader. Därtill sätter alla leverantörer ett minsta volymkrav (Minimum Order Quantity) som multipliceras med antalet artiklar.

Det gäller också kostnader för labbtester, som ökas för varje produkt som läggs till.

Exempel A: 10 produkter

• MOQ krav: 10 x 500 pcs = 5000 pcs
• Provkostnad: 10 x 100 USD = 1000 USD
• Labbtestkostnad: 10 x 500 USD = 5000 USD
• Varukostnad: 10 x 500 pcs x 10 USD = 50000 USD

Exempel B: 2 produkter

• MOQ krav: 2 x 500 pcs = 1000 pcs
• Provkostnad: 2 x 100 USD = 200 USD
• Labbtestkostnad: 2 x 500 USD = 1000 USD
• Varukostnad: 2 x 500 pcs x 10 USD = 10000 USD

Vår rekommendation

• Lansera enbart ett fåtal produkter till en början
• Skapa bredd på ert sortiment med olika färger på samma produkt istället för helt olika produkter

Misstag 6: Betala ”fel” företag

Det händer att leverantörer skickar fakturor med bankkontouppgifter som tillhör ett annat företag. I de flesta fallen är detta inte för att begå bedrägerier, utan för att de exempelvis har ett företag som äger fabriken medan ett annat företag i samma bolagsgrupp agerar som exportör.

Dock förekommer fall där det rör sig om såkallade betalningsbedrägerier. Dessa går ut på att importören luras att betala in pengarna till ett konto som inte är relaterat till tillverkaren. Resultatet är att fabriken aldrig tar emot era pengar, och importören får således inga produkter.

Det kan i vissa fall handla om en enskild anställd som försöker lägga ut ordern på en annan leverantör. I andra fall handlar det om hackare som får tillgång till leverantörens e-post konto för att försöka lura till sig så mycket pengar som möjligt innan bedrägeriet uppdagas.

Vår rekommendation

• Betala till konton vars mottagare matchar leverantörens företagsnamn
• Betala enbart till företagskonton
• Betala inte via WesternUnion eller till privatkonton
• Betala inte till bankkonton utanför Kina (om det rör sig om en kinesisk leverantör)
• Var extra uppmärksam om leverantören skickar nya kontouppgifter

Misstag 7: Att inte skydda sitt varumärke och design

Det räcker inte att be en leverantör skriva på ett NDA för att skydda produktens varumärke och design. Istället krävs att ni skyddar produktens varumärke i både Sverige och Kina för att minimera riskerna. Därtill kan det också vara nödvändigt att patentera och designskydda produkten.

Dock kan inte vilken produkt eller design som helst patenteras eller skyddas, utan det beror på fall till fall. Kort sagt krävs att produkten är på något sätt unik.

Vanliga frågor & svar

Vad är det som oftast går fel vid tillverkning i Kina?

Den största risken är i min mening kvalitetsproblem, med andra ord att produkten inte alls matchar köparens specifikationer för design, material, färger och annat som rent tekniskt definerar produkten. Detta beror till stor del på att många importörer inte alls bryr sig om ta fram en produktspecifikation, utan förutsätter att det räcker att kräva bra kvalitet. Dock är tillverkning alltid mer komplicerat än så.

Hur skyddar man sig mot bedrägerier vid import?

När det rena betalningsbedrägerier är det viktigt att betala rätt företag. Det kan låta uppenbart, men det är inte ovanligt att importörer betalar offshore företag eller rent av privatpersoner utan att tänkte till. Se till att enbart betala till ett företagskonto vars mottagare (dvs bolagsnamn) matchar det som står på exempelvis Alibaba.

Kan vi anlita en agent som hjälper oss?

Det går att anlita sourcingagenter och konsulter, men det i sig är ändå ingen garanti för att de eller ni inte kommer begå misstag under processen. I slutändan är det upp till dig som importör att ta fram en tydlig produktspecifikation, se till att betalningen går till rätt företag och att produkterna efterlever EU regleringar.